Datenschutzhinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat einen hohen Stellenwert. Wir legen großen Wert auf die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit aller Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Website, unserer Social-Media-Auftritte sowie unserer Plattform verarbeiten. Mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen schützen wir Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken, in welchem Umfang und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, soweit wir hierfür Verantwortlicher sind. Zudem informieren wir Sie über Ihre Rechte als betroffene Person. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Kontaktdaten oder Nutzungsdaten.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: sisTent UG, Grillparzerstr. 38, 90765 Fürth. E-Mail: info@sistent.ai

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierfür derzeit keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Weitere Informationen zu unserem Unternehmen finden Sie im Impressum unserer Website.

2. Datenerhebung beim Besuch unserer Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden durch unsere Server automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website anzuzeigen sowie die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Verarbeitet werden insbesondere:

• IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts
• Referrer-URL
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• verwendeter Browser, Betriebssystem und Endgerät
• Sprache und Version der Browsersoftware

Die Daten werden in verschlüsselter Form gespeichert und spätestens nach 6 Wochen automatisch gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Notwendigkeit einer längeren Speicherung besteht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der sicheren und störungsfreien Bereitstellung unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Nutzung unserer Plattform

Bei der Nutzung unserer Plattform können zusätzlich weitere technische Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere bei Fehlermeldungen oder Systemstörungen (z. B. Sitzungsinformationen, Nutzerkennungen, IP-Adressen). Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Fehleranalyse, -behebung sowie zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Verarbeitung durch KI-Agenten

Unsere Plattform ermöglicht die Erstellung und Nutzung von KI-gestützten Agenten zur automatisierten Kommunikation und Prozessunterstützung. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Kommunikationsinhalte (z. B. Chatverläufe, E-Mails)
• hochgeladene Inhalte (z. B. Dokumente, Webseiten)
• Metadaten (z. B. Zeitpunkte, Nutzerkennungen)

Zwecke der Verarbeitung:

• automatisierte Beantwortung von Anfragen
• Kundenkommunikation
• Terminorganisation und Workflow-Automatisierung
• Bereitstellung von Wissensabfragen

Die Verarbeitung erfolgt ganz oder teilweise automatisiert durch KI-Systeme. Sofern externe KI-Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen und unter Einhaltung der DSGVO.

Wichtiger Hinweis: Kunden, die unsere Plattform nutzen, sind für die Rechtmäßigkeit der von ihnen verarbeiteten Daten verantwortlich.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)

Unsere KI-Agenten können automatisierte Antworten generieren und Prozesse ausführen. Es erfolgt jedoch keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Betroffene Personen können jederzeit eine menschliche Überprüfung verlangen.

6. Kommunikationskanäle

Unsere Plattform unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle, darunter:

• Web-Chat
• E-Mail
• (zukünftig) Messaging-Dienste wie WhatsApp oder Instagram
• (zukünftig) Telefonie

Bei Nutzung dieser Kanäle werden Kommunikationsdaten verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung externer Plattformen zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen gelten.

7. Wissensmanagement (Uploads)

Nutzer können Inhalte wie Dokumente oder Webseiten zur Nutzung durch KI-Agenten bereitstellen. Diese Inhalte werden verarbeitet, um Antworten und Automatisierungen zu ermöglichen. Nutzer sind verpflichtet sicherzustellen, dass sie zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind.

8. Kontaktaufnahme, Speicherung und Analyse von Konversationen

Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über den auf der Website bereitgestellten Chatbot Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalte der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis steht.

Zur Bereitstellung der Plattformfunktionen werden Konversationen gespeichert. Dies umfasst:

• Chatverläufe
• E-Mail-Kommunikation
• Interaktionsprotokolle

Zwecke: Bereitstellung im Posteingang, Qualitätssicherung, Fehleranalyse.

9. Direktwerbung und E-Mail-Verifizierung

Wenn Sie im Zusammenhang mit dem Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags Ihre E-Mail-Adresse angeben, kann diese zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen verwendet werden (§ 7 Abs. 3 UWG). Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann jederzeit per E-Mail an info@sistent.ai gesendet werden. Zudem verarbeiten wir E-Mail-Adressen zur technischen Verifizierung ihrer Gültigkeit. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Kundenkonto und Registrierung

Zur Nutzung unserer Plattform ist die Registrierung eines Kundenkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir:

• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald das Kundenkonto gelöscht wird, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Kostenpflichtige Abonnements und Zahlungsabwicklung

Beim Abschluss kostenpflichtiger Abonnements verarbeiten wir die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Daten. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister. Wir speichern ausschließlich eine interne Zahlungsreferenz (z. B. Stripe Subscription ID). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. (zukünftig) Partner- / Affiliate-Programm

Im Rahmen unseres Partnerprogramms verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Verwaltung und Abrechnung der Partnerschaft (z. B. Name, Kontakt- und Zahlungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Einsatz von Auftragsverarbeitern und Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Wir setzen externe Dienstleister (z. B. Hosting-Anbieter, Zahlungsdienstleister, Kommunikations- und Support-Tools) ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten. Sofern Sie unsere Plattform nutzen, um personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden zu verarbeiten, handeln Sie als Datenverantwortlicher. In diesem Fall agieren wir als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten der Verarbeitung regeln wir in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die Ihnen auf Anfrage oder über das Kundenportal zur Verfügung steht.

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenverarbeitung findet nach Möglichkeit innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt.

14. Datenübermittlung in Drittländer

Derzeit erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister in Drittländern (insbesondere USA) nur, sofern hierfür ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt oder geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework) bestehen.

15. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies, die entweder technisch erforderlich sind oder – sofern Sie eingewilligt haben – der Analyse und Verbesserung unseres Angebots dienen. Notwendige Cookies erfordern keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse- und Statistik-Cookies werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung eingesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen werden.

16. Social-Media-Auftritte

Wenn Sie über soziale Netzwerke wie X oder LinkedIn mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Sie haben außerdem das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO unterworfen zu werden. Sofern eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

18. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir werden Sie im Voraus in geeigneter Weise über Änderungen informieren. Wenn Sie nach einer entsprechenden Mitteilung von uns die Nutzung unseres Angebots fortsetzen, dürfen wir davon ausgehen, dass Sie die Änderungen der Datenschutzhinweise akzeptieren. Der Widerspruch gegen die Änderungen kann jederzeit per E-Mail an info@sistent.ai erklärt werden.